Komunikasi yang Baik Kunci Sukses dalam Hidup dan Bisnis

Oleh: Betti Alisjahbana

Komunikasi adalah pusat nadi manajemen di setiap tingkat. Tanpa ketrampilan berkomunikasi, kita sulit mengemukakan pemikiran, meyakinkan pihak lain atau bernegosiasi dengan baik. Ketrampilan komunikasi memungkinkan kita memenangkan argumentasi, sukses dalam penjualan, melakukan mediasi, memberikan informasi bahkan membangkitkan inspirasi. Kebanyakan problem dalam bisnis bersumber pada kegagalan komunikasi yang berakibat pada salah paham dan timbulnya kecurigaan.

Komunikasi Dimulai dengan Menjadi Pendengar yang Baik

Kegagalan komunikasi umumnya bersumber pada elemen terpenting dalam komunikasi – mendengarkan. Apabila Anda ingin mempengaruhi pihak lain, yang perlu dilakukan pertama kali adalah mengerti bagaimana jalan pikiran pihak lain tersebut. Mendengarkan dengan baik adalah elemen dasar untuk mengerti jalan pikiran orang lain.

Berikut ini adalah cara-cara yang bisa digunakan agar anda bisa menjadi pendengar yang baik dalam waktu singkat:

• Fokus secara total pada orang yang sedang bicara pada Anda.

Jagalah kontak mata selama berkomunikasi. Jangan hentikan kontak mata ketika giliran Anda yang berbicara. Buat lawan bicara Anda merasakan bahwa anda telah memblok seluruh waktu anda untuk kepentingannya. Apabila ada kemungkinan Anda akan dipanggil selama pembicaraan, atau waktu Anda akan habis, sampaikanlah sebelum hal tersebut terjadi.

• Gunakan bahasa tubuh untuk mempertegas bahwa Anda mendengarkan dengan aktif.

Simpulkan pokok-pokok pikiran yang disampaikan, minta konfirmasi bahwa Anda menangkapnya dengan benar.

• Perhatikan agenda tersembunyi atau emosi yang tidak terucapkan.

Gunakan berbagai cara bertanya untuk mendapatkan jawaban yang sebenarnya :

* Pertanyaan tertutup untuk mendapat jawaban ya atau tidak.

* Pertanyaan terbuka untuk mendapatkan lebih banyak informasi

* Menggali lebih dalam, sebagai pertanyaan lanjutan.

* Pertanyaan “bagaimana bila” untuk mengajak berspekulasi.

* Pertanyaan mengarahkan, untuk mendapat jawaban tertentu.

• Siaplah untuk mengulangi apa yang disampaikan lawan bicara Anda.

Biasanya jawaban lebih baik akan diperoleh bila pertanyaan dijelaskan dulu dan Anda memberi waktu berpikir.

Bukan Hanya Apa yang Diucapkan yang Mempengaruhi Komunikasi

Cara Anda berbicara membawa pengaruh besar pada kualitas interaksi dengan pihak lain. Intonasi suara, ekpresi ketika bicara serta bahasa tubuh bisa jadi bicara lebih banyak dibanding dengan apa yang anda ucapkan. Karenanya pelajari cara menggunakan bahasa tubuh dengan baik.

Posisi duduk yang condong ke depan mendekati lawan bicara memberikan penekanan yang lebih baik. Apabila berdiri, berdirilah dengan tegak. Mata yang terbuka lebar serta gerakan tangan akan menambah kesan yang baik.

Kekuatan Kata-kata

Ada beberapa hal yang bisa dilakukan untuk menambah kekuatan kata-kata yang anda sampaikan.

* Berpikir lah sebelum bicara

* Pilih kata-kata dengan baik, hindari penggunaan jargon.

* Gunakan bahasa yang paling sederhana untuk menghindari salah pengertian.

* Ekspresikan perasaan anda untuk memperkuat apa yang anda ucapkan.

Bernegosiasi

Banyak negosiasi bisnis terjadi diluar meja negosiasi. Masalah menjaga reputasi dan menyelamatkan muka seringkali jadi batu sandungan jalannya negosiasi formal. Untuk mengatasi ini usahakan untuk mengadakan pertemuan informal sebelum negosiasi. Pertemuan ini adalah saat yang baik untuk membangun hubungan baik, memperkirakan hal-hal yang mungkin muncul dalam negosiasi dan mendapat gambaran hal-hal yang bisa diperjuangkan dalam meja negosiasi. Pada saat formal negosiasi berlangsung, sering kali waktu istirahat yang lebih santai dapat di manfaatkan untuk mencairkan ketegangan.

Berikut ini adalah beberapa teknik dasar dalam negosiasi :

* Pisahkan masalah dari pelaku. Yakinkan semua pihak bahwa negosiasi ini adalah usaha dari semua pelaku untuk memecahkan masalah, bukan pertentangan antar pelaku.

* Pentingkan keadilan. Jangan berusaha untuk menang sendiri.

* Pisahkan mana yang penting untuk di perjuangkan dan mana yang bisa dikompromikan.

* Sediakan sarana untuk menyelamatkan muka. Adanya pihak yang merasa kalah dalam negosiasi sering kali mengancam bertahannya hasil negosiasi.

Berargumentasi

Anda tidak bisa memenangkan semua argumentasi. Mulailah dengan menentukan apakah anda perlu berargumentasi, atau sebenarnya ada cara lain untuk meyampaikan pesan Anda. Apabila Anda perlu beradu argumen, pilihllah waktu dan tempat yang tepat. Usahakan argumentasi dilakukan di tempat Anda atau di tempat yang netral.

Untuk membangun argumentasi yang logis sehingga mendukung pesan yang ingin Anda sampaikan, sebaiknya tuangkan dulu pemikiran Anda di atas kertas. Tuliskan setiap pokok pikiran dan fakta dalam sebuah kotak, lalu gambarkan hubungan antar masing-masing kotak tersebut. Yakinkan semua pokok pikiran dan fakta-fakta ini mendukung kesimpulan yang anda perjuangkan. Ingatlah “peta pikir” ini pada saat and melakukan argumentasi. Peta pikir ini akan membantu anda menyampaikan pokok-pokok pikiran anda dengan logis dan meyakinkan.

Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diterapkan dalam adu argumen:

Buat lah poin-poin sederhana yang disetujui semua pihak.

* Gunakan bahasa yang jelas.

* Pusatkan perhatian pada masalah yang dibicarakan, bukan pada individu-individu.

* Pahami pandangan pihak lain.

* Sampaikan dengan jelas bahwa Anda memikirkan dan berbicara untuk pihak lain juga. Penggunaan kata “kita” lebih efektif dibanding kata “saya”.

Kesimpulan

Ada perbedaan yang sangat besar antara bicara dan dimengerti. Pembicara yang baik tau pentingnya mendengarkan untuk dapat membuat argumen nya lebih kuat dan pada saat yang sama membuat pihak lain lebih bisa menerima argumen yang disampaikan. Komunikasi yang baik bukan tentang membuat apa yang disampaikan terdengar baik, tapi tentang bagaimana pesan yang disampaikan jelas bagi pihak lain.

Tanya jawab topik ini bisa dilihat di www.qbheadlines.com, rubrik Career.